home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / database / magrak18.zip / MAGRAKDB.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-03-06  |  38KB  |  1,121 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                               MAG RakDb
  30.                   Magazine Article Cataloging System
  31.                              Version 1.00
  32.                        Preliminary Users Manual
  33.                     (C)opyright 1991 by SOFTreat>_
  34.                          ALL RIGHTS RESERVED
  35.                         User Support Requested
  36.                              * * * * * *
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.                      TABLE OF CONTENTS
  62.  
  63.                                                               Page
  64. THE SHAREware CONCEPT.................................... iii
  65. REGISTRATION.............................................  iv
  66. CHAPTER ONE..............................................   1
  67.  INTRODUCTION............................................   1
  68.  WHAT YOU NEED TO KNOW...................................   2
  69.  PRODUCT CHECKLIST.......................................   2
  70. CHAPTER TWO..............................................   3
  71.  GETTING STARTED.........................................   3
  72.   BACKING UP THE PROGRAM.................................   3
  73.   COPYING THE PROGRAM ONTO A HARD DISK...................   3
  74.   LOADING THE PROGRAM....................................   3
  75. CHAPTER THREE............................................   4
  76.  FEATURES................................................   4
  77.  STATUS LINE.............................................   4
  78.   ROTOR..................................................   4
  79.   TIME...................................................   4
  80.   DELETED STATUS.........................................   4
  81.   RECORD.................................................   4
  82.   FILE...................................................   4
  83.   LAST UPDATE............................................   4
  84.  DATA ENTRY/DISPLAY FORM.................................   4
  85.  MENU BAR................................................   5
  86.  ITEM HELP AND DIALOG LINE...............................   5
  87. CHAPTER FOUR.............................................   6
  88.  MENU BAR FUNCTIONS......................................   6
  89.   NEXT...................................................   6
  90.   PREVIOUS...............................................   6
  91.   TOP....................................................   6
  92.   BOTTOM.................................................   6
  93.   SEARCH.................................................   6
  94.   QKSEARCH...............................................   7
  95.   LIMIT..................................................   7
  96.   OPEN...................................................   7
  97.   ADD....................................................   7
  98.   EDIT...................................................   7
  99.   VIEW...................................................   8
  100.   REPORTS................................................   8
  101.   CLEAN..................................................   8
  102.   DELETE.................................................   8
  103.   INDEX..................................................   9
  104.   INFO...................................................   9
  105.   EXIT...................................................   9
  106. APPENDIX A...............................................  10
  107.  ADDING AN ARTICLE.......................................  10
  108. APPENDIX B...............................................  12
  109.  VIEWING YOUR RECORDS....................................  12
  110. APPENDIX C...............................................  13
  111.  FILTERING...............................................  13
  112. APPENDIX D...............................................  14
  113.  SEARCHING THE DATABASE..................................  14
  114.                                                          
  115.                              ii
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.                         The SHAREware CONCEPT
  121.  
  122.     MAG RakDb is founded on the concept of SHAREware marketing
  123. which encourages low cost, high quality software.  If you like
  124. and use this software you are encouraged to *register* for the
  125. software by sending in your donation of $39.00 to SOFTreat>_.  In
  126. return you will not only receive the latest release version, but
  127. also complete technical support, BBS support, a comprehensive
  128. users manual and our sincere thanks and commitment to your
  129. satisfaction.  Without your support, we cannot continue to offer
  130. quality, low cost software to you, the user.  Support SHAREware
  131. in the hopes that it will live and prosper for all.
  132.  
  133.  
  134.                            *** NOTICE ***
  135.  
  136.  
  137.     All information and/or software accompanying this document is
  138. provided "as-is" without warranty of any kind, either expressed
  139. or implied, including but not limited to, the implied warranties
  140. of merchantability and/or fitness for a particular purpose.  The
  141. user assumes ALL RISK as to the accuracy and use of
  142.  
  143.                               MAG RakDb.
  144.  
  145. Information in this document is subject to change without notice.
  146.  
  147.     This document and it's related software is protected by U.S.
  148. copyright laws.  ALL RIGHTS RESERVED.  The user is granted
  149. license to copy this document and it's related files in their
  150. original form WITHOUT CHANGE and/or OMISSION in their entirety
  151. for the sole purpose of distribution.  No other license is
  152. granted, implied, and/or assumed.
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.                             iii
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.                         *** REGISTRATION ***
  181.  
  182.     MAG RakDb is marketed via the SHAREware Concept which allows
  183. all interested users the FREE opportunity to try and evaluate the
  184. product to see if it meets their requirements BEFORE it is
  185. purchases.  MAG RakDb is by no means FREE software or PUBLIC
  186. DOMAIN software.  You are encouraged to evaluate this software to
  187. see if it meets your needs.  Should you find that MAG RakDb does
  188. meet these requirements, then, you are encouraged to support this
  189. product by sending in your donation of $39.00 (US dollars) to the
  190. following address:
  191.  
  192.                             SOFTreat>_
  193.                           RT 2 Box 67-S
  194.                       Youngsville, NC  27596
  195.  
  196.     Your support entitles you to the latest registered version of
  197. MAG RakDb, early release notice of future products, complete
  198. technical support, a comprehensive "typeset" users manual, and
  199. FREE update service for subsequent versions of this product.
  200. Users who have registered are given *preferred" status on our
  201. Technical Support BBS and are allowed FREE  updates by modem on a
  202. continual basis.  To access this service, call by modem (919)
  203. 556-0159.  This service is provided 24 hrs/day and supports
  204. 300/1200/2400 baud.
  205.  
  206.     Those who wish, may place their order for MAG RakDb or any
  207. other product we offer on our Technical Support BBS.  We will
  208. ship your order within 24hrs - COD.  There will be a $5.00
  209. handling fee for this service.  Overseas orders will be charged
  210. $10.00 handling fee.
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.                              iv
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.                          CHAPTER ONE                      PAGE 1
  241.  
  242.  
  243.                          INTRODUCTION
  244.  
  245.  
  246.     By now, you are asking yourself, "What is MAG RakDb"?  In
  247. answer to this question, one must ask "Have you ever found
  248. yourself needing a specific piece of information, one that you
  249. KNOW you have read in an article of a magazine you have on your
  250. shelf, but simply could not find again or just did not want to
  251. take the TIME  to "flip" through ALL of those magazines to find
  252. it again"?  Quite likely you have, as so have many others before
  253. you, and it is frustrating to try and maintain a library of
  254. magazine articles that did not  create a LOT of work so you
  255. could.  Most people would just say "The heck with that"! and not
  256. do it!  MAG RakDb is designed to take the work out of creating
  257. and maintaining a magazine library as well as to provide a means
  258. to quickly FIND an article(s) of specific information when you
  259. want it!
  260.  
  261.     It does not matter if the article you seek is "How To Cook
  262. Cajun Alligators" or "The Secrets of the Atom", MAG RakDb can
  263. tell you EXACTLY where you can find it!  MAG RakDb's search
  264. capabilities are very powerful allowing you to find any topic of
  265. interest that exists in the database.  With the capability of
  266. defining "categories" to each article you enter, MAG RakDb
  267. automatically groups "like" articles together for easy selection.
  268.  
  269.     Look at some of the main features:
  270.  
  271.          * Catalog your articles by MAGAZINE, Issue Date,
  272.            Article Title, Page Number, Author & Category
  273.  
  274.          * Define your own CATEGORY for the article
  275.  
  276.          * Include an "Article Summary" up to 32K bytes long
  277.            with powerful built-in text editor
  278.  
  279.          * Provide "QUICK SEARCH" keys (up to 5) for rapid record
  280.            selection in large database files
  281.  
  282.          * Selective Indexes for MAGAZINE, ARTICLE TITLE, &
  283.            CATEGORY
  284.  
  285.          * Set FILTERS for specific information only
  286.  
  287.          * Search for ANY word or phrase
  288.  
  289.          * Print SUMMARY & DETAIL reports to printer, screen, or
  290.            designated file
  291.  
  292.          * BROWSE all records in TABLE FORMAT by selected index
  293.  
  294.          * and MUCH MORE!!!
  295.  
  296.     With MAG RakDb you will find that your collection of
  297. magazines can truly become a valuable library of immense
  298. information waiting to be tapped by you!  After all, why spend all
  299. of that money for magazines and not put them to proper use?  Tap
  300. the resource!
  301.                                                           PAGE 2
  302.  
  303.  
  304.  
  305.                       WHAT YOU NEED TO KNOW
  306.  
  307.  
  308.     MAG RakDb v1.00 requires the following minimum hardware:
  309.          Computer:              IBM PC-XT or compatible
  310.          Video Display:         Mono, CGA, EGA, VGA
  311.          Operating System:      MS-Dos 2.01 or above
  312.          Hard Drive:            Recommended
  313.          Floppy Drive:          1
  314.          Memory:                384K
  315.          Printer:               Epson or compatible
  316.  
  317.  
  318.                         PRODUCT CHECKLIST
  319.  
  320.  
  321.     MAG RakDb v1.00 is supplied with the following associated
  322. files:
  323.  
  324.          MAGRAKDB.EXE           MAG RakDb program file
  325.          EDITOR.HLP             Help file for text editor
  326.          MAGRAK.DBF             Data file (Dbase III compatible)
  327.          MAGRAK.DBT             Article summary file
  328.          MAGRAK.IND             Magazine Index file
  329.          MAGRAK1.IND            Article Index
  330.          MAGRAK2.IND            Category Index
  331.          MAGRAK.RPT             Report Generator
  332.          MAGRAK1.RPT            Report Generator
  333.          MAGRAKDB.DOC           Operating manual (this document)
  334.          GO.BAT                 Start-up batch file
  335.  
  336.     If you do not have the above files, please contact SOFTreat>_
  337. Rt. 2 Box 67-S, Youngsville, NC by mail or modem (919)-556-0159
  338. for information on how to obtain the complete and latest
  339. shareware version in it's entirety.
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.                         CHAPTER TWO                       PAGE 3
  361.  
  362.  
  363.                       GETTING STARTED
  364.  
  365.  
  366.  
  367. BACKING UP THE PROGRAM:
  368.  
  369.     It is highly recommended that you install MAG RakDb on your
  370. hard drive in a sub-directory called MAGRAK; however, it is your
  371. choice.  Installation to a hard drive improves performance and
  372. allows your database file to grow as needed (to the storage
  373. limits of your drive, of course).
  374.  
  375.     Before you begin using MAG RakDb v1.00, make a back-up copy
  376. of the program and install the program on your hard disk.  Back-
  377. ups save time and energy if something should ever happen to your
  378. original program disk.
  379.  
  380.     Start your computer as you normally would do.  If you have a
  381. hard disk, the DOS prompt should appear as C>.  If you have a
  382. floppy disk, the DOS prompt should appear as A>.
  383.   
  384.  
  385.     Type COPY A: A: or A: B: (which ever the case may be) and
  386. press ENTER.  The information will then be copied from the source
  387. drive (the first letter used) to the target drive (the second
  388. letter used).  Source refers to the disk to be copied. Target
  389. refers to the disk to be copied to.
  390.  
  391.     Should you have followed the above instructions your back-up
  392. disk will have been made.
  393.  
  394.  
  395.  
  396. COPYING THE PROGRAM ONTO A HARD DISK:
  397.  
  398.     To install the software to a hard drive, do the following.
  399.     Assuming that you intend to use the "C" drive of your
  400.     system, at the DOS prompt type...
  401.  
  402.          MD MAGRAK   <enter>   [creates a sub-directory called
  403.                                 "MAGRAK"]
  404.          CD MAGRAK   <enter>   [makes "MAGRAK" your current sub-
  405.                                 directory]
  406.  
  407.     Insert the distribution disk into drive A and at the DOS
  408. prompt type the following command...
  409.  
  410.          COPY A: *.* <ENTER>
  411.  
  412.     You are now ready to run MAG RakDb.
  413.  
  414.  
  415.  
  416. LOADING THE PROGRAM:
  417.  
  418.     It is assumed that MAG RakDb has been installed on the
  419. C:drive of your hard disk in a sub-directory named "MAGRAK".
  420. Change to the "MAGRAK" sub-directory by typing CD MAGRAK and
  421. pressing <ENTER> at the C:> prompt.                       PAGE 4
  422.  
  423.     Type GO <ENTER> and MAG RakDb will begin to execute!
  424.  
  425.     Upon initial start-up, MAG RakDb will find the sample
  426. database files and display the first record in the database using
  427. the MAGAZINE index (default).  If the database files are found to
  428. be missing, MAG RakDb will attempt to create them.  The database
  429. files will always be created in the "default" directory on the
  430. "default" drive.  No provisions are made otherwise.
  431.  
  432.     Once the related database files are created, MAG RakDb is
  433. ready to accept data entry and you are on your way to organizing
  434. your MAGAZINE library!
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.                        CHAPTER THREE                      PAGE 5
  481.  
  482.  
  483.                           FEATURES
  484.  
  485.  
  486.     The entry screen contains many items that has been designed
  487. to give optimum use and versatility with minimum screen swapping.
  488. Everything that can be done with MAG RakDb can be accomplished
  489. from this screen.
  490.  
  491.     The screen is divided into four (4) main categories of the
  492. following type...
  493.  
  494. STATUS LINE:
  495.  
  496.     This line is located at the TOP of your screen and provides
  497. you with the following information on a continuing basis (from
  498. left to right).
  499.  
  500.     1> Rotor............This is an indicator that "rotates"
  501.                         whenever the database file is being
  502.                         accessed.
  503.  
  504.     2> Time.............Always indicates the current time as set
  505.                         by your system.
  506.  
  507.     3> Deleted Status...This field will indicate if the currently
  508.                         displayed record is marked for "DELETION"
  509.                         by flashing the word "DELETED".  This
  510.                         field is "BLANK" when the record is
  511.                         active.
  512.  
  513.     4> Record...........Indicates "what" record number in the
  514.                         database the currently displayed record
  515.                         represents and is followed by the "total"
  516.                         number of records that are currently in
  517.                         the database file.  This includes all
  518.                         records that are marked for "DELETION" as
  519.                         well.
  520.  
  521.     5> File.............Provides the name of the database file.
  522.  
  523.     6> Last Update......Shows the last date that this file was
  524.                         updated.
  525.  
  526.  
  527. DATA ENTRY/DISPLAY FORM:
  528.  
  529.     This screen contains all of the fields and data that make up
  530. the magazine database and is located in the center.  Upon initial
  531. entry, MAG RakDb will always display the first record in the
  532. database in the form.
  533.  
  534.     The DISPLAY screen displays the databased data in a friendly
  535. non-fielded format that makes for easy reading.  The "large" area
  536. in the lower half of this screen presents to the user any text
  537. that may have been entered about the magazine article.
  538.  
  539.     During DATA ENTRY, the screen  will change to a fielded
  540. format that allows for easy entry of the data for the database.
  541.                                                           PAGE 6
  542.  
  543. MENU BAR:
  544.  
  545.     This line provides you with all of the necessary commands to
  546. utilize and control your MAGAZINE database.  Each item's first
  547. letter may be used as the "hot key" that will execute the
  548. selection.  The item "selected" is indicated by a white "bar".
  549. Pressing <ENTER> when the item is "selected" will initiate the
  550. command.  The bar may be positioned by either selecting the "hot
  551. key" or by pressing the "Up arrow" or "Dn arrow" keys.  Note
  552. that selecting the "item" by "hot key" will immediately select
  553. the command as opposed to moving the bar with the arrow keys,
  554. which only positions the bar in preparation to pressing the
  555. <ENTER> key that activates the selection.  Refer to the section
  556. entitled "Menu Bar Functions" for a description on how to use the
  557. bar functions.
  558.  
  559.  
  560. ITEM HELP AND DIALOG LINE:
  561.  
  562.     This line is located at the very bottom of your screen and
  563. provides a short help message that describes what the current
  564. "item" selected in the MENU BAR does.  It also provides a dialog
  565. input where specific information is required to perform a certain
  566. function during specific operations of MAG RakDb.
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.                         CHAPTER FOUR                      PAGE 7
  601.  
  602.  
  603.                      MENU BAR FUNCTIONS
  604.  
  605.  
  606.     The MENU BAR is the door into your MAGAZINE database; and as
  607. you will discover, is quite powerful by allowing many operations
  608. to be performed quickly and easily!  The following is a
  609. description of each item in the MENU BAR that will be helpful for
  610. the operation on MAG RakDb.
  611.  
  612.     1> NEXT.....
  613.          When selected, the "next" available record in the
  614.          database is displayed in the display window.  For
  615.          instance, if there are 20 records in the database and
  616.          the current record number is "10", selecting "NEXT" will
  617.          display record "11".  The status line is automatically
  618.          updated to reflect the new information.  "NEXT" may be
  619.          selected by pressing the "hot key" "N", by positioning
  620.          the menu bar onto the item "NEXT" by using the Up or
  621.          Down arrow keys.
  622.  
  623.          The "next" record is determined by the current "filter"
  624.          as defined by the "LIMIT" function and/or by the current
  625.          "index" as defined by the "INDEX" function.  For
  626.          example, if "INDEX" is set to "MAGAZINE" and "LIMIT" is
  627.          set to "BYTE", then each successive selection of "NEXT"
  628.          will advance the data thru the database in sort order by
  629.          "MAGAZINE" and will only display those that meet the
  630.          requirements of the "filter"; ie., all of those records
  631.          that contain the letters "BYTE" in the MAGAZINE field.
  632.          This will allow you to display to screen only those
  633.          records that are related to the magazine "BYTE".  All
  634.          other records will be bypassed.
  635.  
  636.     2> PREVIOUS.....
  637.          Identical to "NEXT" except that the database pointer is
  638.          moved back one from the current record.
  639.  
  640.     3> TOP.....
  641.          Selecting "TOP" will obtain and display the "first"
  642.          record in the database.  The status line is
  643.          automatically updated.
  644.  
  645.     4> BOTTOM.....
  646.          Selecting "BOTTOM" will obtain and display the "last"
  647.          record in the database.  The status line is
  648.          automatically updated.
  649.  
  650.     5> SEARCH.....
  651.          Selecting "SEARCH" will allow you to find specific data
  652.          within the database.  "SEARCH" acts upon ALL data fields
  653.          in the database.  When selected, you will be asked to
  654.          enter the search string "data" in the dialog line.  Once
  655.          entered, MAG RakDb will search the entire database for
  656.          each occurrence of "data".  If the search "data" is
  657.          found it will be displayed, and you will be asked to
  658.          "continue searching y/n".  Selecting "N" will terminate
  659.          the search, selecting "Y" will continue the search
  660.          further.                                         PAGE 8
  661.  
  662.     6> QKSEARCH.....
  663.          Selecting "QKSEARCH" will provide a "quick search"
  664.          function on the "Quick Key" fields in an effort to
  665.          locate a specific record that may contain a match.  This
  666.          function is used primarily for extremely "LARGE"
  667.          database files to reduce search time.
  668.  
  669.     7> LIMIT.....
  670.          This function is very powerful and convenient.  It
  671.          affects any database operation that causes output to the
  672.          screen or printer.  For example, if you were interested
  673.          in only "browsing" the database for MAGAZINE articles
  674.          that are categorized as "RECIPES", you would then enter
  675.          "RECIPES" at the (Use CATEGORY Index) dialog prompt which would
  676.          in turn cause MAG RakDb to display only those records
  677.          that contained fields with the letters "RECIPES" in
  678.          them.  Note that this is also effective for the reports
  679.          also.  To terminate this "filter" action, simply select
  680.          "LIMIT" again and enter a "blank" line at the dialog
  681.          prompt.  MAG RakDb always reminds you of what your
  682.          current "filter" is by displaying the filter string in
  683.          the lower left of the DATA ENTRY/DISPLAY screen.  As
  684.          this affects WHAT RECORDS are processed to the output
  685.          device, it is important to always be aware of the
  686.          current filter.
  687.  
  688.     8> OPEN.....
  689.          Selecting "OPEN" allows you to enter the "Article
  690.          Summary" viewer.  NO EDIT of the record is allowed
  691.          during this function, but is provided as a tool to
  692.          easily navigate thru the text.  Help is available by
  693.          pressing the <F1> key at any time.  To exit, simply
  694.          press <ESC>.
  695.  
  696.     9> ADD.....
  697.          To "ADD" a "new" item to the database, select "ADD".
  698.          This function will place you into the add mode and
  699.          position the cursor into the first field of the
  700.          "DATA ENTRY screen".  Simply enter the MAGAZINE data
  701.          accordingly.  To enter the "ARTICLE" (memo) data, press
  702.          <CTRL-HOME> keys simultaneously when the cursor is
  703.          positioned within the "memo" field.  The "memo" editor
  704.          will appear and allow entry of an "article summary" or
  705.          the "complete article" if desired.  NOTE: To save the
  706.          article summary you must indicate this by exiting the
  707.          editor with the <CTRL-END> key-press, otherwise it will
  708.          not be saved to the database.
  709.  
  710.    10> EDIT.....
  711.          Selecting "EDIT" allows you to "change" a record that
  712.          currently resides in the database.  If no records are
  713.          available, then you will be notified that the database
  714.          is "empty" and that this operation is not allowed.
  715.  
  716.          To "edit" a record, enter the field that is desired and
  717.          type in the "new" contents.  Pressing <ESC> will
  718.          terminate any editing session WITHOUT changing the
  719.          record.  To make the change effective you must <enter>
  720.          to the last field of the form and press the <enter> key.
  721.          All changes will then be saved to the database.  PAGE 9
  722.  
  723.    11> VIEW.....
  724.          Sometimes it is desired to only "VIEW" the records in
  725.          your database in table format.  This is quite easy with
  726.          MAG RakDb since it will present your database records in
  727.          "table format" that allows associative viewing.  Records
  728.          can be located very quickly in this way.  The "VIEW"
  729.          command is dependant upon the current "LIMIT" setting
  730.          and records are presented in the order of the current
  731.          "INDEX".  For instance, if you wish to "browse" your
  732.          database by "MAGAZINE NAME" then you would set your
  733.          index to "MAGAZINE" and "VIEW" the database.  Your
  734.          database would be presented to the screen in "table
  735.          format" in ASCENDING order by MAGAZINE.  Records that
  736.          have been marked for "DELETION" will be displayed in
  737.          "RED" for your convenience.  The entire record may be
  738.          browsed by moving the "field bar" horizontally by
  739.          pressing either the "left or right" arrow keys.  Each
  740.          field is "scrolled" horizontally accordingly.  To end
  741.          the "VIEW" session, press <ESC> and you will be returned
  742.          to the "data entry" screen.  Pressing <enter> will exit
  743.          you from "VIEW" and the display the record selected
  744.          while in "VIEW".
  745.  
  746.    12> REPORTS.....
  747.          To get the utmost from any database, you must have a
  748.          means to get output.  "REPORT" provides this means.
  749.          Selecting "Report" will cause a "pick list" to appear
  750.          that contains the report definition files provided with
  751.          MAG RakDb.  "REPORT" allows you to direct the output of
  752.          the selected report to either the "screen", the
  753.          "printer", or to a "file" of your choosing.
  754.  
  755.            * Selecting "screen" allows you to "see" your output
  756.              as it would appear in a printout.
  757.  
  758.            * Selecting "printer" directs MAG RakDb to send the
  759.              output to the printer attached to port LPT1.
  760.  
  761.            * Selecting "file" allows you to send the output to a
  762.              file that will reside in the "current directory" of
  763.              the current "drive".  MAG RakDb will ask you to
  764.              enter a "filename" for the disk file if this is
  765.              selected.  Selecting "disk file" allows you to defer
  766.              your printing to later.  NOTE: The filename will
  767.              always have the extension "TXT" attached to it and
  768.              is saved as an ASCII text file.
  769.  
  770.    13> CLEAN.....
  771.          Clean performs the task of REMOVING all records that
  772.          have been marked for DELETION using the DEL function.
  773.          Once this function has been selected, ALL records
  774.          previously marked for deletion WILL BE DELETED from the
  775.          database.  USE WITH CAUTION!!!
  776.  
  777.    14> DELETE.....
  778.          To mark the current displayed record as "DELETED",
  779.          select the "DELETE" function.  If the record was
  780.          previously marked as "DELETED" (indicated by the PAGE10
  781.          flashing "DELETED" in the status line) it will be
  782.          RECALLED and removed from the "deleted" list.
  783.          "DELETE"ing a record does NOT delete a record, but
  784.          simply MARKs it for future deletion when the "CLEAN"
  785.          function is selected at a later time.
  786.  
  787.    15> INDEX.....
  788.          "INDEX" allows you to view/print your records in the
  789.          database in a specific order as dictated by the "index"
  790.          shown in the lower bottom right of the "DATA
  791.          ENTRY/DISPLAY window.  There are currently three (3)
  792.          indexes provided with MAG RakDb, they are:
  793.  
  794.             * Index by MAGAZINE field
  795.  
  796.             * Index by ARTICLE TITLE field
  797.  
  798.             * Index by CATEGORY field
  799.  
  800.          All view/print operations in the database are directed
  801.          by the order of this "index" setting.
  802.  
  803.    16> INFO.....
  804.          Just a reminder to you users concerning this poor,
  805.          emaciated, shareware peon doomed for all eternity to
  806.          remain in his hardware packed, software lined, inner
  807.          sanctum steadily churning out useful and organized
  808.          utility programs because some leechers conveniently
  809.          forgot him!!!
  810.  
  811.    17> EXIT.....
  812.          Selecting this item will terminate MAG RakDb and return
  813.          you to the operating system prompt.
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.                          APPENDIX A                       PAGE 11
  841.  
  842.  
  843.                      ADDING AN ARTICLE
  844.  
  845.  
  846.     Selecting "A" will display the DATA ENTRY screen composed of
  847. various fields delimited with "[ ]" markers.  The cursor will be
  848. positioned in the first field or MAGAZINE field.  Below is a
  849. brief listing of the various fields and how they are used:
  850.  
  851.     MAGAZINE.....[     ]     The "name" of the publication up to
  852.                              40 characters long.
  853.  
  854.     ISSUE DATE...[     ]     The date of the publication in the
  855.                              form of MM-YEAR.
  856.  
  857.     ARTICLE TITLE[     ]     The title of the "article" to be
  858.                              cataloged up to 50 characters.
  859.  
  860.     PAGE#........[     ]     The starting page number that the
  861.                              article begins on.
  862.  
  863.     AUTHOR.......[     ]     The "author" that wrote this
  864.                              article.
  865.  
  866.     CATEGORY.....[     ]     Your defined category that this
  867.                              article falls into.
  868.  
  869.     QKkey 1 -> 5 [     ]     Specific "key words" that you choose
  870.                              for quick search capabilities on
  871.                              large files.
  872.  
  873.     ARTICLE SUMMARY [memo]   Press <CTRL-HOME> while in this
  874.                              field to enter up to 32K bytes of
  875.                              article summary.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.     Making your entries is as simple as stepping into the field
  880. and typing in the desired text.  As an aid in consistency and
  881. less typing, MAG RakDb provides a "list" function for the
  882. MAGAZINE and CATEGORY fields.  Function key "F1" will provide a
  883. picklist of all MAGAZINE names currently in use; likewise,
  884. selecting "F2" will produce a picklist of all CATEGORIES
  885. currently in use in the database.  With the picklist on screen,
  886. move the menu bar to the desired item in the list and press
  887. <ENTER>.  The selection will be placed into the current data
  888. field for you automatically.  NOTE: Be sure that you are IN the
  889. corresponding field when you do this, ie. MAGAZINE field = F1,
  890. CATEGORY field = F2, otherwise incorrect information will be
  891. entered in the field.  Pressing <ESC> will exit you from the
  892. picklist without selecting any item in the list.
  893.  
  894.     Navigating thru the fields is accomplished by pressing
  895. <ENTER> or <TAB>.  Pressing <ENTER> in the "memo" field ENDS the
  896. "add" function and will return you to the DISPLAY screen.  To
  897. enter an ARTICLE SUMMARY, place the cursor IN the "memo" field
  898. and press the <CTRL-HOME> key combination.  The "ARTICLE SUMMARY"
  899. window will appear allowing for you to enter your text.  Pressing
  900. "F1" will display the help menu for all of the available commands
  901. and functions.  Pressing <ESC> will always take you back one menu
  902. and finally back into the "ARTICLE SUMMARY" window.  To exit the
  903. article summary window press <CTRL-END> to save your entry or
  904. <ESC> to exit WITHOUT saving the entry.                   PAGE 12
  905.  
  906.     An easy method for cataloging your article data is to follow
  907. the following procedure....
  908.  
  909.          * Select the Magazine.
  910.  
  911.          * Enter the Magazine Name and Issue Date.
  912.  
  913.          * Turn to the "Table of Contents" in the magazine you
  914.            are about to catalog.
  915.  
  916.          * Using the table of contents information, enter the
  917.            Title of the article, it's starting page number and
  918.            who the author of the article is.
  919.  
  920.          * Define a CATEGORY that fits the article and enter
  921.            this.
  922.  
  923.          * Select "key word" or "phrases" and enter the QKKey
  924.            fields.( Obtained form the article content )
  925.  
  926.          * Usually, the table of contents will provide a brief
  927.            description or headline as to what the article is
  928.            ultimately about.  Enter this in the first 1 or 2
  929.            lines of the "ARTICLE SUMMARY" (memo) field.
  930.  
  931.          * Turn to the page the article starts on and enter the
  932.            first paragraph of the article into the "ARTICLE
  933.            SUMMARY" window to serve as an introduction to the
  934.            article.
  935.  
  936.          * Return to the Table of contents and repeat the
  937.            procedure for the next and subsequent articles.
  938.  
  939.     There is no limit as to the number of magazines and articles
  940. that may be cataloged in MAG RakDb subject only to available disk
  941. space on your system.  It should be mentioned that the "ARTICLE
  942. SUMMARY" file allocates storage in chunks of 512 bytes, whether
  943. you have entered 1 word or 100 words; therefore, the "DBT" file
  944. can grow considerably.  Take this into consideration when
  945. entering your article text.
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.                          APPENDIX B                       PAGE 13
  961.  
  962.  
  963.                     VIEWING YOUR RECORDS
  964.  
  965.  
  966.     MAG RakDb always defaults to the DISPLAY screen except when
  967. performing some sort of editing/adding function.  The current
  968. index governs the sequence that the records are displayed to the
  969. screen.  For instance, if the current index is set to "MAGAZINE",
  970. then each record displayed to the DISPLAY screen will be done in
  971. alphabetical order by MAGAZINE name.  Therefore, if you are
  972. browsing the database for a particular MAGAZINE, these settings
  973. would give optimum performance.  Using the "P"rev, "N"ext, Left-
  974. arrow, or Right-arrow keys will display the records accordingly.
  975.  
  976.     To BROWSE the database, you may select "VIEW" from the menu
  977. bar.  "VIEW" will display the records in table format by index in
  978. a horizontally scrolling window.  To view the field data not
  979. displayed in the initial window, press the Left/Right arrow keys
  980. to scroll thru the fields in the window.  To select a record as
  981. the current record, simply move the menu bar to the item and
  982. press enter.  The DISPLAY screen will again re-appear and display
  983. the record that was selected while in the "VIEW" window.
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.                         APPENDIX C                        PAGE 14
  1021.  
  1022.  
  1023.                          FILTERING
  1024.  
  1025.  
  1026.     Displaying and browsing data records is quite effective but
  1027. may mean processing a lot of records to the screen before you
  1028. reach the desired record(s); especially, in large database files.
  1029. To ease this constraint and allow you to get right to the heart
  1030. of interest, you may utilize the "LIMIT" function.  This will
  1031. allow you to "filter" in only the records that are of particular
  1032. interest while EXCLUDING ALL others that do not meet the
  1033. selection criteria.  For example, let us say that you want to
  1034. browse ONLY those records that you have defined to fall in the
  1035. CATEGORY called "MEDICAL".  This category obviously pertains to
  1036. the medical profession and all records that have been assigned
  1037. this category would be expected to hold some sort of article
  1038. information that pertained to the subject.  After entering the
  1039. "filter", ie. "MEDICAL", all records subsequently called for
  1040. processing will have to meet this criteria first before being
  1041. displayed, printed, etc.  This also eliminates a lot of time in
  1042. SEARCHING the database for desired key words or phrases that you
  1043. are looking for and would not obviously be located in other
  1044. categories, ie. using the filter of "MEDICAL" and searching the
  1045. database for the phrase "Prevention of AIDS" would locate any
  1046. article defined to fall in the CATEGORY of MEDICAL for the phrase
  1047. "Prevention of AIDS".  It would NOT search the records that were
  1048. categorized as SOFTWARE, RECIPES, or ATLAS, etc., as this would
  1049. probably be a waste of time and disk access.
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.                          APPENDIX D                       PAGE 15
  1081.  
  1082.  
  1083.                    SEARCHING THE DATABASE
  1084.  
  1085.  
  1086.     MAG RakDb provides a powerful means to locate just about any
  1087. word or phrase that may reside in your database.  There are two
  1088. methods that may be used for locating records, ie. "QKSEARCH" and
  1089. "SEARCH".  Normally you would want to use "SEARCH" as this will
  1090. search all records and the "ARTICLE SUMMARY" for the search key.
  1091. It also is the method that has the potential of consuming more
  1092. time should this function be selected.  The other method is via
  1093. "QKSEARCH".
  1094.  
  1095.     "QKSEARCH" (Quick Search) is designed to operate on the
  1096. "field" data in the database, particularly the QKKeys.  This
  1097. method does not search the "ARTICLE SUMMARY" records.  It is also
  1098. the quickest means of search and is most effective when the
  1099. database is rather large and your QKKeys have been chosen with
  1100. care.  The QKKey field data was entered by you for the purpose of
  1101. being able to find key words or phrases without the overhead of
  1102. opening up each "ARTICLE SUMMARY" record.  These QKKeys represent
  1103. words or descriptions that may be located in either the ARTICLE
  1104. itself or the SUMMARY in the "ARTICLE SUMMARY" record.  If you do
  1105. not include the entire article in the summary record
  1106. (recommended) then these fields should represent the "article
  1107. content" and should be chosen wisely during entry as they provide
  1108. a means to find an article with specific information, that would
  1109. not normally be found in the "ARTICLE SUMMARY" text or any other
  1110. field in the database.
  1111.  
  1112.     Once the word or phrase has been entered, MAG RakDb will
  1113. begin searching the database for the selected criteria.
  1114. REMEMBER, the "FILTER" currently in use affects your search.  If
  1115. a match is found, then you will be given the opportunity to
  1116. continue the search or to abort the search.  Each record found is
  1117. first displayed to the DISPLAY screen for your review.  If you
  1118. abort or reach the end of the search, MAG RakDb will display the
  1119. "last" record found that met the search criteria.  If no match
  1120. was found, then the current record is re-displayed.
  1121.